Was hat es mit der agilen Festpreismethode auf sich?

Beim bekanntesten aller Preis- und Vertragsmodelle, dem sogenannten Festpreis, wird für die Umsetzung aller Anforderungen eines Projekts ein verbindlicher Gesamtpreis vereinbart. Wenn der Aufwand größer ist, als ursprünglich veranschlagt, zahlt der Auftragnehmer drauf. Kommt der Auftragnehmer mit weniger aus, hat er einen größeren Gewinn, aber der Auftraggeber zahlt trotzdem den vollen Preis. Dieser klassische Ansatz mag für weniger volatile Projekte, bei denen von Anfang an ziemlich klar feststeht, welcher Aufwand und welche Kosten entstehen werden, geeignet sein.

Besonderheit bei IT-Projekten

Im Hinblick auf IT-Projekte scheint dies jedoch nicht der Fall zu sein. Diese zeichnen sich meist dadurch aus, dass viele unvorhersehbare Änderungen, Anpassungen, Probleme im Verlauf eines Projektes immer wieder auftreten und so das Projekt nur schwer plan- und einschätzbar machen. Meistens ist zu Beginn eines Projekts noch nicht klar, was genau für ein Produkt am Ende entstehen wird, denn oftmals weiß selbst der Kunde zu Beginn nicht genau, welche Anforderungen das Produkt genau erfüllen soll.

Der Festpreisvertrag berücksichtigt diese neue Form der Zusammenarbeit in agilen Projekten nicht, definiert keine klare Regeln und hält sie nicht rechtlich bindend fest. Für agile IT-Projekte ist es deshalb nötig, einen Vertragsrahmen zu finden, der den Spagat zwischen festem Kostenrahmen (Maximalpreisrahmen) und agiler Entwicklung – zum Beispiel im Rahmen von Scrum – unterstützt. Das ist nicht zwangsläufig eine neue Erfindung, sondern in weiten Teilen die natürliche Evolution des herkömmlichen Festpreisvertrags. Diese Vertragsform wird als Agiler Festpreis bezeichnet.

Wie sieht der grobe Ablauf aus?

Zu Beginn eines Projekts treffen Lieferant und Kunde gemeinsam Annahmen bezüglich Geschäftswert, Umsetzungsrisiko, Aufwand und Kosten. Auf Grundlage dieser Annahmen wird ein indikativer Festpreisrahmen vereinbart, der noch nicht bindend ist. Darauf folgt eine initiale Testphase (Checkpoint-Phase), in der die Umsetzung bereits beginnt. Am Ende dieser Phase gleichen beide Seiten ihre gewonnenen Erfahrungen mit den initial getroffenen Annahmen ab. Sie entscheiden über die Umsetzung des Gesamtprojektes und fixieren die Bedingungen, unter denen Änderungen stattfinden dürfen. Weitere Bestandteile des agilen Festpreises sind das Teilen der Risiken, d. h. beide Parteien tragen den Mehraufwand für ungeplante Änderungen mit, und die Möglichkeit für beide Parteien, jederzeit auszusteigen (Ausstiegspunkte).

Welche Vorteile bringt diese Vertragsart im Allgemeinen?

In der Praxis hat dieses Preismodell kaum Nachteile. Ein aufwändiges Kalkulations- und Bemessungsverfahren für auszutauchende Anforderungen ist nicht zwingend notwendig. Stattdessen baut sich während des Projekts ein zunehmendes Vetrauensverhältnis zwischen den Parteien auf. Da alle Änderungen nur einvernehmlich möglich sind, kann jede Partei ihr Sicherheitsbedürfnis absolut befriedigen. Im Gegensatz zum konventionellen Festpreis ändert sich bei Änderungen der Anforderungen der Gesamtpreis nicht, sondern es werden nur Anforderungen gegen gleich teure getauscht. Daher sind keine nachträglichen Budgetnachträge und damit auch keine aufwändigen Vertragsänderungen notwendig. Zusätzlich werden bei Änderungen nur Anforderungen getauscht, d. h. andere Anforderungen gestrichen, was zu dem positiven Effekt in der Praxis führt, dass der Auftraggeber die Anforderungen priorisieren muss. Dies wirkt dem verbreiteten Risiko ausufernder Anforderungen (Feature Creep) entgegen und bewirkt eine Konzentration aufs Wesentliche. Dieses Vertragsmodell funktioniert jedoch nur mit Vorgehensweisen, in denen Anforderungen sukzessive ermittelt und umgesetzt werden, also nicht mit dem Wasserfallmodell.

Und wie läuft das bei uns ab?

CODE OF CONDUCT

Der erste Schritt ist für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden ist die Zustimmung und Einhaltung des Code of Conducts durch den Kunden und bytabo. Diese Vereinbarungen sollen den Grundstein für eine optimale Zusammenarbeit legen, außerdem soll dadurch ein Verständnis für das agile Arbeiten mit Scrum vermittelt werden.

DER AGILE FESTPREIS

Was sind die Vorteile für den Kunden als Auftraggeber?

    • Budgetsicherheit
    • Anforderungsflexibilität (inhaltlich, aber auch zeitlich)
    • Detaillierung
    • hohe Qualitätskontrolle
    • volle Transparenz

Welche Vorteile ergeben sich für uns als Auftragnehmer?

    • Budgetsicherheit
    • Schätzsicherheit – keine doppelte Schätzung
    • Kalkulationstransparenz
    • kein Time-Tracking
So funktioniert der Ablauf bei uns

Zu Beginn der Zusammenarbeit definierten wir in einem ersten Workshop gemeinsam mit unserem Kunden den Vertragsgegenstand. Der Kunde stellt hier seine Vision dar. Ziel ist es die wesentlichen Bedürfnisse des Kunden und den gewünschten Nutzen zu ermitteln. In einem zweiten Workshop geht es dann schon spezifischer um die Themen und Epics. Es wird eine Gesamtschätzung des Projekts vorgenommen, die auf Grundlage eines Referenz-Epics und einer Schätzung der User Stories des Referenz-Epics basiert. (Unter einem Epic versteht man im Kontext des Anforderungsmanagements die Beschreibung einer Anforderung an eine neue Software auf einer hohen Abstraktionsebene. Epics sind eine inhaltlich zusammenhängende Gruppe an User-Storys. Die Beschreibung der Anforderung geschieht dabei in der Alltagssprache.)

Ein sogenannter Referenz-Epic und die dazugehörigen User-Stories werden festgelegt. (User Stories dienen als Gedankenstütze für die Anforderungen/Funktionalitäten einer agilen Softwareentwicklung. Dabei handelt es sich, um wenige Sätze in einer natürlichen Sprache aus Benutzersicht.)

Das ausgewählte Referenz-Epic sollte möglichst gut das “durchschnittliche Epic” des Projekts abbilden. Der Kunde erstellt eine vollständige Liste an User Stories für dieses Epic. Die Entwickler schätzen dann in Form von sogenannten Story Points den Aufwand des Epics. (Storypoints sind die Einheit, mit der wir den Aufwand und die Komplexität der Umsetzung von User-Stories einschätzen.)

Die Summe aller Story Points ergibt den Aufwand für das Epic und die Grundlage für die Schätzung aller Epics. Die Schätzung wird mit Hilfe des Implementierungsrisikos (small, medium, high) und dem Business Value (small, medium, high), also dem Wert des Features im Geschäftsbetrieb durchgeführt.

Wir teilen gemeinsam die Risiken mit unseren Kunden

Eine Besonderheit, die den agilen Festpreisvertrag auszeichnet, ist das Riskshare. Beide Parteien tragen einen evtl. anfallenden Mehraufwand (also mehr Story Points als geschätzt) gemeinsam. Solange der Mehraufwand innerhalb des Maximalpreises liegt, wird ganz normal über den Vertrag abgerechnet. Falls es den Maximalpreis übersteigt, wird mit einem reduzierten Satz pro Story-Point abgerechnet. Zudem gibt es auch bei uns den sogenannten Checkpoint, der oben bereits erwähnt wurde. Nach dieser Art Testphase von 2 Sprints können beide Vertragspartei ohne Angabe von Gründen das Vertragsverhältnis auflösen.

Was wir damit also erreichen wollen? Wir wollen nicht nur agil arbeiten, sondern auch ein entsprechend agiles Vertragsmodell mit unseren Kunden vereinbaren, welches für beide Seiten von Vorteil ist. Es ermöglicht uns flexibel, engen und vertrauenswürdig mit unseren Kunden zusammenzuarbeiten und das Ganze auf einer sehr transparenten Art und Weise. Der Kunde hat in den Entwicklungsprozess vollen Einblick, Mitspracherecht und kann Themen eigenständig priorisieren.

Was haltet ihr von diesem (noch) neuen Vertragsmodell? Welche Chancen und Probleme seht ihr darin? Wenn euch das Thema interessiert und ihr euch darüber informieren wollt, dann können wir euch das Buch “Der agile Festpreis: Leitfaden für wirklich erfolgreiche IT-Projekt-Verträge” von Andreas Opelt und Boris Gloger empfehlen, hier gelangt ihr direkt zum Buch.

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