Oder: Warum auch ein Startup irgendwann Prozesse und eine strukturierte Organisation braucht

Was – ein Startup mit Prozessen, gibt es denn sowas? Falls ihr euch jetzt entsetzt die Augen reibt und euch wundert, was ihr gerade gelesen habt, dann solltet ihr euch den ganzen Artikel anschauen. Denn ja, auch ein Startup braucht ab einem gewissen Zeitpunkt seiner Entwicklung Prozesse, Strukturen, also eine stabile Organisation. Warum das so ist, wie man Prozesse entwickelt und implementiert und wie wir das bei bytabo® umsetzen, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Unsere Prozesse – Sind wir jetzt noch agil?

Bei bytabo® unterscheiden wir grundsätzlich zwischen drei Prozessarten:

  • Unterstützenden Prozesse: alle Prozesse, die unser Kerngeschäft unterstützen, aber nicht direkt wertschöpfend sind – z.B. Einkauf, Meetings, Urlaub etc. 
  • Managementprozesse: alle Prozesse, die uns als Organisation und als Menschen in dieser besser machen – z.B. Mentoring, Personalstruktur, Feedbackgespräche etc. 
  • Kernprozesse – unser Herzstück! Hier wird (im besten Fall) Geld verdient. Die Prozesse ziehen sich von Sales bis zum fertigen Endprodukt. Wir haben einen Kernprozess, der sich durch die Firma zieht: 
Agiles Arbeiten geht auch mit Prozessen
Können wir trotz Prozessen noch agil arbeiten?

Bei all den Prozessen stellt sich die Frage – können wir denn jetzt überhaupt noch agil arbeiten? Auf jeden Fall – und wir werden auch nichts tun, das unsere Agilität und Schnelligkeit einschränken könnte. Auch das agile Manifest erkennt Prozesse und Tools an, gibt aber Individuen und Interaktionen Vorrang. Genau so soll es auch bei uns funktionieren. Die Prozesse sind ein Vorschlag, ein Fundament! Trotzdem stehen die Menschen und unser Team immer im Vordergrund. Die Mitarbeiter im Unternehmen formen den Prozess, können ihn verändern oder sogar abschaffen. Wichtig ist, dass es allen hilft und alle ohne Umwege und Schmerz schnellstmöglich ans Ziel gelangen. Prozesse sollen uns nicht behindern, sondern der Organisation und deren Menschen helfen. Wer sich für das agile Manifest interessiert, kann dies hier nachlesen: http://agilemanifesto.org/.

Wie gehören Prozesse und Organisation zusammen? 

Eine Organisation ist eine Zusammenstellung von Menschen und Ressourcen, die auf geplante Art und Weise zusammenarbeiten, um bestimmte strategische Ziele zu erreichen. Für diese Zusammenarbeit gibt es unendlich viele Möglichkeiten. Die besten Möglichkeiten für die Zusammenarbeit sind in den Prozessen festgehalten. Ein solcher Prozess beinhaltet also alle Abläufe und Handlungen, die wir in unserem Unternehmen zu einem bestimmten Zweck durchführen.

Prozesse bilden die Möglichkeiten der besten Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen ab.
Die konstruktive Zusammenarbeit steht bei Organisationen im Vordergrund und wird in Prozessen festgehalten.

Warum braucht ein Startup Prozesse und muss sich mit dem Thema Organisation beschäftigen? 

Ein Startup durchläuft verschiedene Phasen. In der ersten Phase (Gründerphase) arbeiten die Gründer Tag und Nacht und es ist vor allem wichtig, vorwärts zu kommen und Gas zu geben. Schon an diesem Punkt scheitern viele Unternehmen. 

Ist aber genug Feuer und auch ein Markt da, geht es in die zweite Phase, den sogenannte „Hype“. In dieser Hype-Phase wächst das Unternehmen enorm. Neue Kunden kommen, Mitarbeiter kommen und die Kosten wachsen. Das geht gut, solange der Hype da ist. Ist der Hype vorbei, fehlt das Feuer und das Geld wird knapp. Die Gründer merken “Oh, irgendwie ist mir das entglitten”. Auch alle anderen werden leicht unzufriedener, da viele Sachen nicht eindeutig geklärt sind, Aufgaben doppelt gemacht werden, Zeit verloren geht und es generell viele Fragezeichen gibt. 

Prozesse können helfen eine Organisation zu stabilisieren.
Nach der „Hype“ Phase ist es wichtig, für Stabilisation zu sorgen.

Dann wird es Zeit für die dritte, die sogenannte „Stabilisationsphase“. In dieser befinden wir uns heute. Wir haben tolle Mitarbeiter, ein tolles Gründerteam, eine super Infrastruktur und einen wunderbaren Markt. Mit diesen Gegebenheiten sollte es uns eigentlich ein Leichtes sein, wirtschaftlich zu agieren. Eigentlich!

Um den nächsten Wachstumsschritt zu gehen, viel Geld zu verdienen und in die vierte Phase (die goldene Phase) zu erreichen, ist es unverzichtbar, Prozesse und Strukturen in die Organisation einzuführen. Nur dadurch ist gewährleistet, dass keine Wissens-Silos entstehen, Unklarheiten auftreten oder wertvolle Zeit verloren geht. Nur durch eine gute und vor allem moderne Organisation können wir alle mit höchster Motivation und viel Power in das goldene Zeitalter hinein stürmen. 

Mit regelmäßigem Austausch Wissen-Silos und Unklarheiten vorbeugen.
Auch ständiger interner Austausch hilft, Wissens-Silos und Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen.

Was sind die Benefits von Prozessen und Stabilität? 

  • Schnelle Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
  • Keine unnötigen Fragen
  • Planungssicherheit
  • Sicherheit für den Einzelnen
  • Klares Fundament für den Aufbau der Firma
  • Speichern von Wissen
  • Vertretung ist gewährleistet 
  • Selbsthilfe
  • Problemlösung 
  • Transparenz
Benefits von Prozessen
Prozesse (wenn sie richtig eingesetzt werden) bringen viele Benefits mit sich.

Was ist unsere Methodik für die Prozessentwicklung?

Die Prozesse und Organisation bei bytabo® sollen nicht Top-Down dirigiert werden. bytabo® strebt ganz klar nach evolutionärer Organisation (hier ein Wiki dazu).

Gemeinsame Erarbeitung und Optimierung von Prozessen bei bytabo®.
Bei bytabo® arbeiten wir fortlaufen und gemeinsam an unseren Prozessen.

Das heißt, ein Prozess-Vorschlag wird auf Basis der Erfahrungen und Meinungen der Mitarbeiter ausgearbeitet. Ebenso sind die Organisation und Prozesse lebendig und werden ständig angepasst. Feedback, der eigene Antrieb und ausgearbeitete Ideen sind der essentielle Treibstoff einer gut funktionierenden Organisation. Sämtliche Prozesse sind für alle einsehbar und somit nachlesbar und vor allem nachvollziehbar.

So sind all unsere bisherigen Prozesse entstanden und sollen gelebt werden. bytabo® sieht sich als Organisation frei bestimmter Menschen, die an den gleichen wirtschaftlichen Zweck glauben. Jeder Prozess ist ein Zusammenspiel von uns allen. Wenn ein Prozess nicht funktioniert, sprechen wir gemeinsam darüber, ändern ihn und informieren das Team über die Änderung.

Was sind eure Erfahrungen mit Prozessen in einer Organisation? Gibt es bei euch viele, vielleicht sogar zu viele und damit unnötige Prozesse? Wie werden bei euch Prozesse entwickelt, dürfen Mitarbeiter mitwirken oder wird die Entscheidung auf der Managementebene gefällt? Lasst uns doch einen Kommentar dar, wir sind schon gespannt! 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.