PAT ist bei Bytabo keine Abkürzung für unseren Kollegen Patrick, sondern für den Prozess-Analyse-Tag und ideal, wenn Unternehmer der Meinung sind, dass Prozesse im Unternehmen optimiert werden können, aber nicht wissen wie – und erst recht nicht, ob und wenn ja wie Künstliche Intelligenz dabei sinnvoll eingesetzt werden kann.

Deshalb kommen wir nach ausführlichen Vorgesprächen für einen Tag ins das Unternehmen und verlassen es erst wieder, nachdem wir am Ende des Tages konkrete Optimierungsvorschläge unterbreitet haben, die wir im Nachgang auch schriftlich verfassen.

PAT-Vorbereitung

Wir fragen ganz konkret:

• Wer am PAT teilnehmen soll und welche Funktion oder Rolle die Teilnehmer haben, damit wir uns optimal auf unsere Partner einstellen können,
• ob es spezielle Ansprechpartner für bestimmte Prozesse oder Abteilungen gibt,
• nach bestehenden Prozessdokumentationen,
• ob es spezifische Bereiche oder Prozesse gibt, die besonders betrachtet werden sollen,
• welche konkreten Erwartungen und Ziele an den Prozessanalyse-Tag geknüpft werden und
• ob bereits konkrete Problemstellungen oder Optimierungswünsche vorhanden sind, die besonders im Fokus stehen sollen.

Was passiert nun an einem einem PAT?

Prozessanalyse in der Wertschöpfungskette

Am Tag selbst gehen wir anhand der Wertschöpfungskette einmal durch das Unternehmen, beobachten die Arbeitsabläufe und Prozesse und sprechen mit den beteiligten Mitarbeitern. Dabei entsteht

• eine detaillierte Aufnahme der Ist-Prozesse und Dokumentation zur Identifizierung von Engpässen und Herausforderungen in den Prozessen,
• ggf. eine Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte, um die Einführung eines digitalen Laufzettels zur besseren Lesbarkeit und einfacherer Handhabung zu evaluieren und
• ggf. Übersicht über die Datenlage: Gibt es beispielsweise einen verlässlichen Überblick zum Alter und der Reparaturanfälligkeit der Maschinen (unabhängig von der Erfahrung von Mitarbeitern)? Dies ermöglicht eine vorausschauende Planung von Instandhaltungsarbeiten an den Maschinen.

Prozessanalyse im Lager

Im weiteren Verlauf sprechen wir mit dem Lageristen auf der Suche nach weiteren Daten, da es hier unserer Erfahrung nach viele Automatisierungsmöglichkeiten bei der Erfassung, Aktualisierung und Auslösern für das Auffüllen der Bestände gibt. Eine gute Analyse der Daten aus der Vergangenheit ermöglicht einen Blick in die Zukunft, wann und auch warum welche Artikel besonders gefragt sein werden.

Prozessanalyse im Büro

Mit den Mitarbeitern im Büro sprechen wir gerne über die Bestellungen: Wie gehen Bestellungen ein – telefonisch, per Fax / händisch, per Email, im Online-Shop? Wir haken nach, ob es für all diese Bestellwege eine einheitliche Bearbeitungsplattform gibt und wie die Abarbeitung der Bestellungen dokumentiert wird. Hier finden sich doppelte Arbeitsgänge, die vermieden werden können, und Möglichkeiten zur Vereinheitlichung.

Außerdem klären wir, wie wichtige Neuigkeiten innerhalb des Unternehmens ausgetauscht werden – die Einführung einer Kommunikationsplattform könnte beispielsweise dafür sorgen, dass Krankheitsausfälle leichter aufgefangen und tagesaktuelle Änderungen sofort an alle Beteiligten weitergegeben werden können.

Prozessanalyse gemeinsam mit der Geschäftsleitung

Zwar können wir mit unserem geschulten, aber nicht von Tradition verstellten Blick Schwachstellen leichter identifizieren, für ein Gesamtbild ist aber auch die Sichtweise der Geschäftsleitung entscheidend. Wir hinterfragen,

• wie Entscheidungen getroffen werden – aus dem Bauchgefühl heraus oder faktenbasiert oder eine Mischung,
• was die zentralen Herausforderungen sind,
• was die geschäftlichen Hauptfelder sind,
• ob es eigene Vorschläge für Verbesserungspotential gibt und
• wie wichtige Meldungen an die Mitarbeitende kommuniziert werden.

PAT Abschluss-Gespräch und Ausblick

Gemeinsam diskutieren wir am Ende des Tages über die von uns entdeckten Optimierungspotentiale und legen fest, wann wir die detallierte Analyse und unserer Ergebnisse im Unternehmen vorstellen können, damit die Erkenntnisse nicht im Sande verlaufen. Unser Abschluss-Bericht enthält konkrete Vorschläge, wie die von uns identifzierten Optimierungspotentiale im Unternehmen eingeführt werden können.

Gemeinsam erreichen wir damit eine Grundlage für datenbasierte Entscheidungen, die langfristig die strategischen Ausrichtung stärken, die Kosten senken und Planbarkeit sowie Wettbewerbsfähigkeit verbessern.

P.S.: Es ist durchaus möglich, dass Patrick zum PAT zu Besuch in Ihr Unternehmen kommt.

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